Kaip išsirinkti kasos sistemą restoranui: 10 klausimų prieš perkant
Kasos sistema – tai ne tik aparatas, kuris išmuša čekį. Ji kasdien lemia, kaip greitai padavėjas priima užsakymą, ar virtuvė gauna jį be klaidų, kiek laiko svečias laukia sąskaitos ir ar savaitės pabaigoje tiksliai žinai, kas buvo pelninga, o kas ne.
Netinkama kasos sistema restoranui gali kainuoti daugiau, nei manote: lėtesnis aptarnavimas, dažnesnės klaidos, papildomas rankinis darbas ir poreikis vos po metų ieškoti naujos sistemos. Todėl prieš pasirašydami sutartį, užduokite tiekėjui šiuos 10 klausimų.
1. Ar sistema sukurta būtent restoranams?
Ne kiekviena kasos sistema yra pritaikyta restorano darbui. Nors universali kasa gali puikiai tikti parduotuvei ar kitam verslui, restorane svarbu turėti specifines funkcijas: staliukų planą, užsakymų perdavimą į virtuvę ir barą, sąskaitų dalijimą bei galimybę lengvai keisti patiekalų sudėtį, pavyzdžiui, pašalinti ingredientus ar pridėti papildomus priedus.
Rinkdamiesi kasos sistemą paprašykite parodyti ne tik tai, kaip priimamas mokėjimas, bet ir kaip ji veikia kasdienėse situacijose, kai restorane vienu metu aptarnaujama daug svečių.
2. Ar ji atitinka Lietuvos reikalavimus?
Kasos sistema turi atitikti VMI reikalavimus ir būti integruota su i.EKA sistema. Prieš pasirinkdami tiekėją įsitikinkite, kad ši integracija jau veikia, ir išsiaiškinkite, kas pasirūpins sistemos atnaujinimais pasikeitus teisės aktams.
Taip pat verta pasidomėti, ar tiekėjas taikė papildomus mokesčius už i.EKA integraciją. Kadangi šie pokyčiai buvo privalomi, tiekėjo pasirinkta kainodara gali parodyti, kokių papildomų išlaidų galima tikėtis ateityje. Svarbu iš anksto žinoti, ar už teisės aktų reikalaujamus sistemos atnaujinimus teks mokėti papildomai.
3. Kiek iš tikrųjų kainuos per metus?
Mėnesio abonementas – tik dalis kainos. Paprašykite visų kaštų sąrašo:
- įranga (planšetės, spausdintuvai, mokėjimo terminalai) – kiek kaina skiriasi nuo to, ką galima rasti internete?
- delninukai padavėjams – kiek kainuoja mėnesinė licencija?
- diegimo ir apmokymų kaina
- serviso kaina: kiek kainuoja, jei, pavyzdžiui, atsijungia spausdintuvas ir reikia jį prijungti atgal? Ar už kiekvieną iškvietimą mokama atskirai?
- mokesčiai už papildomus įrenginius ar vartotojus
- papildomi moduliai (ataskaitos, lojalumas, integracijos)
Skaičiuokite bendrą kainą už visus šiuos dalykus per 12–24 mėnesius, o ne tik mėnesinę palaikymo kainą.
4. Kaip greitai dirba piko metu?
Penktadienio vakarą kiekviena sekundė prie kasos – tai laukiantis svečias. Paklauskite, kiek paspaudimų reikia užsakymui priimti, ar padavėjai gali priimti užsakymus nešiojamu įrenginiu prie staliuko ir kaip sistema elgiasi, kai užsakymų daug vienu metu.
5. Ar veiks, jei dings internetas?
Interneto ryšys gali nutrūkti bet kuriuo metu, tačiau dėl to restorano darbas neturėtų sustoti. Svarbu, kad kasos sistema leistų ir toliau priimti užsakymus, spausdinti čekius, o atkūrus ryšį automatiškai sinchronizuotų duomenis. Prieš pasirinkdami sistemą išsiaiškinkite, kurios funkcijos veikia be interneto ryšio ir kokie apribojimai gali atsirasti jam dingus.
6. Ar svečiai gali užsisakyti ir sumokėti patys?
QR užsakymai ir atsiskaitymai prie staliuko gali sumažinti padavėjų darbo krūvį ir sutrumpinti svečių laukimo laiką. Jei kasos sistemos tiekėjas siūlo šias funkcijas, pasidomėkite, ar tai jo paties sukurtas sprendimas, ar naudojama kito tiekėjo sistema. Taip pat verta išsiaiškinti, kiek restoranų jau naudojasi šiuo sprendimu ir kiek laiko jis veikia rinkoje. Praktikoje išbandyta ir nuolat tobulinama sistema gali būti patikimesnis pasirinkimas nei visiškai naujas, dar mažai išbandytas sprendims.
7. Kokias ataskaitas matysi?
Kasa turi atsakyti į paprastus klausimus: kurie patiekalai yra pelningiausi, kuriomis valandomis sulaukiama daugiausia svečių, kokia vidutinė užsakymo suma ir kaip sekasi kiekvienam darbuotojui. Rinkdamiesi sistemą išsiaiškinkite, ar pardavimų duomenis ir ataskaitas galima stebėti realiuoju laiku, ar jie pasiekiami telefonu ir ar yra galimybė eksportuoti duomenis buhalterijai.
8. Su kuo sistema integruojasi?
Pagalvokite, kokias kitas sistemas jau naudojate ar planuojate naudoti: buhalterija, sandėlio apskaita, rezervacijos, savitarnos terminalas. Kiekviena trūkstama integracija – tai rankinis darbas ir klaidų rizika.
9. Ar tiekėjas pats kuria sistemą, ar tik ją perparduoda?
Ilgainiui restoranui gali prireikti papildomų funkcijų, naujų integracijų ar individualių sistemos pakeitimų, todėl svarbu išsiaiškinti, ar tiekėjas pats kuria ir tobulina siūlomą kasos sistemą, ar tik platina kitos įmonės produktą. Jei tiekėjas pats kuria sistemą, jis gali tiesiogiai reaguoti į klientų poreikius ir greičiau įgyvendinti reikalingus pakeitimus. Tuo tarpu perpardavėjai dažniausiai priklauso nuo sistemos kūrėjo sprendimų ir galimybių. Prieš pasirinkdami tiekėją pasidomėkite, kas kuria sistemą, kur dirba jos kūrėjų komanda ir kaip atsižvelgiama į klientų pasiūlymus.
10. Kas padės, kai kažkas neveiks?
Problemos nevyksta darbo valandomis nuo 9 iki 17 – jos vyksta šeštadienio vakarą. Paklausk, kada pasiekiama pagalba, kokiomis kalbomis ir kaip greitai atsako. Vietinė komanda, suprantanti restoranų darbą, dažnai yra vertingesnė už bet kurią funkciją.
Apibendrinant
Geriausia kasa ta, kurios piko metu net nepastebi: ji tiesiog veikia, o tu matai, kas vyksta tavo restorane.
Rinkdamiesi kasos sistemą, vertinkite ne tik jos funkcijas ar pradinę kainą, bet ir ilgalaikes išlaidas. Išsiaiškinkite, kiek per kelerius metus kainuos papildoma įranga, techninė pagalba, sistemos atnaujinimai ar naujos funkcijos. Tik žinodami visas sąlygas galėsite objektyviai palyginti skirtingų tiekėjų pasiūlymus ir pasirinkti jūsų restoranui tinkamiausią sprendimą.
Norite pamatyti, kaip visa tai veikia praktiškai? Užsisakykite Greet kasos sistemos demonstraciją ir sužinokite, kaip ji atitinka visus 10 aptartų kriterijų.